1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

2. Datenarten, Zwecke und betroffene Personen

Arten der Daten: Nutzungsdaten (Zugriffszeiten, aufgerufene Seiten), Bestandsdaten (Name, Anschrift, Unternehmen), Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Zahlungsdaten (Bankverbindung, Zahlungshistorie), Vertragsdaten (gebuchte Leistungen, Laufzeit), Kommunikationsdaten (IP-Adresse), Anmeldedaten (Anmeldekennung, Anmeldeprüfwert).

Zwecke: Bereitstellung der Website und der Cloud-Dienste; Abwicklung von Verträgen und Abrechnung; Kundenservice und Support; Sicherheit und störungsfreier Betrieb; Beweissicherung; Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten; Bearbeitung von Kontaktanfragen und Bewerbungen; Information über unsere Leistungen.

Betroffene Personen: Besucher der Website, Kunden und deren Nutzer, Interessenten, Lieferanten, Bewerber.

3. Rechtsgrundlagen

• Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. a DSGVO
• Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen: Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO
• rechtliche Verpflichtung, etwa Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. c DSGVO
• lebenswichtige Interessen: Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. d DSGVO
• berechtigte Interessen: Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO, soweit Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen

4. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Wenn Sie unsere Website nur informatorisch nutzen, erheben wir die Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, abgerufene Seite, Zugriffsstatus (HTTP-Statuscode), übertragene Datenmenge, verweisende Website, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Sprache. Eine Zusammenführung mit anderen personenbezogenen Daten findet nicht statt.

Zweck ist die sichere und funktionsfähige Auslieferung der Website. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO. Die Logfiles speichern wir 70 Tage; danach werden sie gelöscht, es sei denn, wir benötigen sie als Beweis bei Angriffen auf die Infrastruktur oder anderen Rechtsverletzungen.

Die Website wird auf eigenen Systemen in Deutschland betrieben. Schriften und Symbole werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert; Dienste Dritter werden beim Aufruf nicht geladen.

5. Cookies

Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie ein, das Ihre Sprachwahl speichert, sowie im Kundenbereich die zur Anmeldung erforderlichen Cookies. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO, im Kundenbereich Buchst. b. Cookies zur Analyse, Reichweitenmessung oder Werbung setzen wir nicht ein. Sie können Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren; einzelne Funktionen stehen dann möglicherweise nicht zur Verfügung.

6. Schutz der Formulare vor Missbrauch

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Eingaben setzen wir mCaptcha ein, das wir selbst betreiben. Dabei löst Ihr Browser eine Rechenaufgabe; Daten an Dritte werden nicht übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Spam und Missbrauch nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO.

7. Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail oder Post

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und können sie in unserem Kundenverwaltungssystem speichern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen), bei Anfragen mit dem Ziel eines Vertragsschlusses zusätzlich Buchst. b, bei einer Einwilligung Buchst. a.

Die Daten löschen wir, wenn die Anfrage abschließend geklärt ist. Anfragen von Kunden speichern wir bis zwei Jahre nach Vertragsende. Unterliegen die Daten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, löschen wir sie nach deren Ablauf (Abschnitt 10).

8. Kontaktaufnahme per Telefon

Rufen Sie uns an, wird Ihre Telefonnummer zur Bearbeitung des Anrufs verarbeitet und im Telefonsystem angezeigt und gespeichert, um einen Rückruf zu ermöglichen und den Anruf belegen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO, bei Vertragsanbahnung zusätzlich Buchst. b. Die Anrufliste wird nach 90 Tagen überschrieben. Nummern unerlaubter Werbeanrufe sperren wir und prüfen die Sperre jährlich. Sie können mit unterdrückter Rufnummer anrufen.

9. Bewerbungen

Bewerbungen verarbeiten wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO. Bitte senden Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, etwa Fotos, die Rückschlüsse auf ethnische Herkunft oder Religion zulassen; eine Schwerbehinderung dürfen Sie freiwillig angeben. Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, löschen wir die Unterlagen sechs Monate nach der Absage, um Ansprüche nach dem AGG abwehren zu können.

10. Speicherdauer und gesetzliche Aufbewahrung

Soweit in dieser Erklärung nichts anderes steht, löschen oder sperren wir Daten, sobald der Zweck entfällt oder Sie eine Einwilligung widerrufen, es sei denn, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein Beweiszweck steht entgegen. Gesetzliche Fristen sind insbesondere: Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Buchungsbelege einschließlich Rechnungen 8 Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).

11. Präsenz in sozialen Medien

Wir unterhalten Profile bei LinkedIn und X. Beim Aufruf gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Netzwerks; die Betreiber verarbeiten Ihre Daten in der Regel auch für Werbe- und Marktforschungszwecke. Daten, die Sie uns dort mitteilen, verarbeiten wir zur Kommunikation mit Ihnen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO. Für die Seiten-Statistiken sind wir mit dem Betreiber gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO), soweit das Netzwerk dies vorsieht. Betroffenenrechte machen Sie am wirksamsten direkt beim Betreiber geltend. Soweit Betreiber Daten in die USA übermitteln, stützen sie sich auf das EU-US Data Privacy Framework oder auf Standardvertragsklauseln.

• LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland – https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
• X Internet Unlimited Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, D02 AX07, Irland – https://x.com/de/privacy

12. Ihr Kundenkonto bei WX-ONE

Legen Sie ein Kundenkonto an, verarbeiten wir Ihre Angaben zum Unternehmen und zu den handelnden Personen (etwa Name, Anschrift und E-Mail-Adresse) sowie die Zugangsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO. Das gilt auch für Benutzer, die ein Kunde für sein Konto anlegt oder einlädt; deren Konto- und Anmeldedaten verarbeiten wir ebenfalls als Verantwortliche.

Ihr Passwort erhalten wir nicht. Es wird in Ihrem Browser abgeleitet; an uns übermittelt und bei uns gespeichert wird nur ein daraus gebildeter, zusätzlich gehashter Prüfwert.

WX-ONE betreibt derzeit die Regionen Deutschland und Indien. Ihre Angaben zum Unternehmen und zu Personen sowie Zahlungs- und Bankdaten speichern wir in der Region des Landes, in dem Ihr Unternehmen registriert ist – bei Unternehmen mit Sitz in Deutschland also ausschließlich in Deutschland.

Damit Sie sich auch anmelden können, wenn eine Region ausfällt, synchronisieren wir wenige Daten in alle Regionen: Ihre Anmeldekennung, den Anmeldeprüfwert, Ihre Berechtigungen und Ihre SSH-Schlüssel ohne deren Kommentarfeld. Außerhalb Ihrer Heimatregion liegt die Anmeldekennung nur gehasht vor, nicht als lesbare E-Mail-Adresse. Name, Anschrift sowie Zahlungs- und Bankdaten werden nicht synchronisiert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO und unser berechtigtes Interesse an einem ausfallsicheren Dienst nach Buchst. f.

Die Kontodaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Nach Vertragsende löschen wir sie, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine Ansprüche aus dem Vertrag mehr geltend gemacht werden können; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Abschnitt 10) bleiben unberührt.

13. Vertragsabwicklung und Abrechnung

Wir verarbeiten Bestands-, Vertrags-, Verbrauchs- und Zahlungsdaten zur Erfüllung des Vertrags nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Buchst. c. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit sie zur Vertragserfüllung, etwa an Zahlungsdienstleister, oder zur Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wir können Ihnen an die bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse technische Informationen und Informationen zu eigenen ähnlichen Leistungen senden. Dem können Sie jederzeit widersprechen, ohne dass andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen (§ 7 Abs. 3 UWG).

14. Support

Supportanfragen bearbeiten wir in einem selbst betriebenen Ticketsystem. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO. Außerhalb der deutschen Geschäftszeiten und bei Bedarf unterstützt uns unser verbundenes Unternehmen, die WIZARDTALES PRIVATE LIMITED in Indien; zur Übermittlung siehe Abschnitt 18.

15. Betrieb und Sicherheit der Plattform

Zum sicheren Betrieb protokollieren wir Zugriffe auf die Plattform und die Kundenoberflächen, insbesondere IP-Adressen, Zeitpunkte, Aktionen und Fehler. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. f DSGVO sowie Art. 32 DSGVO. Sicherheitsrelevante Protokolle bewahren wir mindestens ein Jahr auf, um Angriffe auch nachträglich erkennen und aufklären zu können.

Zum Schutz vor DDoS-Angriffen läuft der Datenverkehr zu unseren öffentlichen Endpunkten über Filtersysteme eines spezialisierten Dienstleisters in Rechenzentren in Deutschland. Dabei werden IP-Adressen und Verkehrsdaten verarbeitet; eine Übermittlung in Drittländer findet dabei nicht statt.

16. Daten, die Sie in unseren Diensten speichern

Für Inhalte, die Sie in unseren Cloud-Diensten speichern oder verarbeiten, sind Sie Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter wx1.de/de/subprocessors.

17. Weitergabe an Dritte und Auftragsverarbeiter

Ohne Rechtsgrundlage geben wir keine Daten an Dritte weiter. Eine Weitergabe kann etwa zur Vertragserfüllung, aufgrund gerichtlicher Anordnung oder gesetzlicher Pflicht erfolgen. Auftragsverarbeiter setzen wir nur auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO ein; wir wählen sie sorgfältig aus und kontrollieren sie. Unser verbundenes Unternehmen, die WIZARDTALES PRIVATE LIMITED in Indien, ist für uns als Auftragsverarbeiterin tätig (Abschnitte 12, 14 und 18).

18. Übermittlung in Drittländer

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur nach Indien, an unser verbundenes Unternehmen, die WIZARDTALES PRIVATE LIMITED: die in Abschnitt 12 genannten synchronisierten Anmeldedaten in die Region Indien sowie im Rahmen des Supports nach Abschnitt 14. Für Indien besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

Wir selbst übermitteln keine personenbezogenen Daten in die USA. Zu Übermittlungen durch Betreiber sozialer Netzwerke siehe Abschnitt 11.

19. Ihre Rechte

• Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Beruht eine Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

20. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.